أشارت تقارير عالمية ، إلى أن المستخدم قد يتعرض لفقدان البيانات المخزنة على الأجهزة المكتبية أو أجهزة اللاب توب أو الأجهزة الجوالة؛ بسبب سقوطها على الأرض أو تعرضها للسرقة أو الفقدان أو لهجمات القرصنة الإلكترونية بواسطة برمجيات التشفير والأكواد الضارة.
ونصح الخبراء الألمان بضرورة إجراء عمليات النسخ الاحتياطي للبيانات المهمة بصورة منتظمة، وفيما يلي بعض النصائح والإرشادات حول عملية النسخ الاحتياطي للبيانات.
وبالنسبة للبيانات التي يجب نسخها احتياطيًا، فإن المستخدم يمكنه بشكل أساسي نسخ البيانات الشخصية مثل الصور ومقاطع الفيديو ورسائل البريد الإلكتروني أو مستندات النصوص، وتتمثل ميزة ذلك في أنه يمكن استيراد هذه البيانات على الحواسيب الأخرى بكل سهولة، ومن الأمور العملية أيضا أن يتم إنشاء صورة كاملة لنظام التشغيل.
وتتمثل أسهل طريقة لإجراء عمليات النسخ الاحتياطي في نسخ جميع المجلدات الشخصية على قرص صلب خارجي، والتي عادة ما توجد على محرك الأقراص (C) بحواسيب ويندوز أو في مجلد يحمل اسم المستخدم بأجهزة الماك، وبعد ذلك يتم تخزين كل البيانات بعيدا عن الحواسيب على وسائط تخزين خارجية، وإذا اختلفت بنية المجلدات، فإنه يتعين على المستخدم إجراء عملية النسخ الاحتياطي للمجلدات التي قام بإنشائها، والتي تتضمن البيانات المهمة.